وايتهلمت لإدارة تواصل فعالة
نظام التذاكر في وايتهلمت
نظام التذاكر أداة تسهل التواصل بين أعضاء المشروع ، سواء داخل المكتب أو في الموقع. يسمح هذا النظام لأعضاء الفريق بالإبلاغ عن المشكلات بسهولة وتتبع حالتهم من هذه الخاصية. من خلال إنشاء التذاكر، يمكن لأعضاء الفريق تحديد المشكلة وإرفاق الصور والتواريخ ذات الصلة وتعيينها إلى الشخص أو القسم المناسب المسؤول عن حل المشكلة.
تتمثل إحدى الفوائد الأساسية لنظام التذاكر في أنه يعزز التواصل الفعال بين أعضاء الفريق. من خلال وجود نظام أساسي لتتبع المشكلات ، يمكن لأعضاء الفريق تحديد المشكلات ومعالجتها بسرعة عند ظهورها. يساعد هذا في منع سوء التواصل ويضمن أن يكون الجميع على دراية بالحالة الحالية لكل مشكلة.
علاوة على ذلك ، يوفر نظام التذاكر رؤية شاملة لتقدم المشروع من خلال تتبع حالة كل مشكلة. يتيح ذلك لمديري المشروع مراقبة تقدم المشروع وتوقع التحديات المحتملة التي قد تنشأ. باستخدام هذه المعلومات ، يمكن للمديرين اتخاذ خطوات استباقية للتخفيف من أي مخاطر والتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح.
بشكل عام ، يعد نظام التذاكر أداة أساسية لأي مشروع. من خلال تبسيط الاتصالات وتتبع حالة المشكلات ، يساعد ذلك على ضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر موردا قيما لتحليل الأداء وإجراء تحسينات على المشاريع المستقبلية.
ما هي آلية نظام التذاكر في وايتهلمت؟
هناك نوعان من إضافة التذاكر والملاحظات.
الأول: إنشاء التذاكر والملاحظات على التقارير 360 المرئية.
الطريقة:
- من خلال الدخول على (مشغل 360) في المشروع
- ثم الضغط على أيقونة ( + ) في منتصف شريط الأدوات
- ثم تحديد مكان المشكلة والضغط عليها.
بالتالي سوف تظهر صفحة لتعبئة تفاصيل التذكرة أو الملاحظة ثم الضغط على زر الإضافة
بعض التعليمات:
- يمكنك الرسم على الصورة لتحديد مكان المشكلة بشكل دقيق.
- الفرق ما بين التذكرة والملاحظة، هو أن التذكرة يتطلب منك تحديد تاريخ الاستحقاق والملاحظة لا يتطلب ذلك.
- عند تحديد خصوصية التذكرة أو الملاحظة إلى “عام” فتصبح الذكرة مرئية لكامل فريق المشروع، أما بالنسبة “للخاصة” فتصبح مرئية فقط للأشخاص المعنيين.
- يمكنك أيضا إضافة أي مرفقات تدعم التذكرة: كالاتفاقيات , طريقة التنفيذ , أو أي مجلد آخر.
الثاني: إنشاء الملاحظات أو التذاكر على مخطط المشروع
يمكن الاستفادة من هذه الخاصية في أي وقت خلال المشروع وأيضا في مرحلة تسليم المشروع.
وذلك لاختصار الوقت و الجهد و الحد من استهلاك طباعة الصور ومشاركتها يدويا مع الفريق.
الطريقة:
- من خلال الدخول على (مشغل 360) في المشروع
- ثم الضغط على أيقونة (المخطط) في شريط الأدوات أسفل أيقونة ( + ).
- الضغط على أيقونة ( + ).
- ثم تحديد مكان المشكلة في المخطط والضغط عليها.
بالتالي سوف تظهر صفحة لتعبئة تفاصيل التذكرة أو الملاحظة ثم الضغط على زر الإضافة.
بعض التعليمات:
- يمكنك الدخول على الخاصية من متصفح الجوال وأخذ الصور مباشرة من الجهاز المحمول عند الضغط على زر تحميل الصور.
- يمكنك تحميل أي صورة تدعم التذكرة أو الملاحظة.
تعليمات عامة للتذاكر والملاحظات:
حالات التذاكر:
- قيد الانتظار: وهي الحالة التي تظهر مباشرة من إنشاء التذكرة
- قيد التنفيذ: وهي الحالة التي يستطيع مستلم و منشئ التذكرة فقط أن يحددها.
- مكتمل: وهي الحالة التي يستطيع مستلم و منشئ التذكرة فقط أي يحددها.
- مغلقة: وهي الحالة التي يستطيع منشئ التذكرة فقط أي يحددها.
ويرمز لها بالألوان التالية:
- برتقالي (قيد الانتظار)
- أزرق (قيد التنفيذ)
- أخضر (مكتمل)
- بنفسجي (مغلق)
- أما بالنسبة للملاحظة , فلا يوجد لديها حالة و يرمز لها باللون الأصفر.
و في حال رغبة منشئ التذكرة أو مدير النظام من حذف التذكرة , يمكنهم ذلك ببساطة من خلال الذهاب لتفاصيل التذكرة ثم الضغط على “حذف التذكرة” .
التفاعل على التذكرة:
عندما يتم إنشاء تذكرة باستخدام نظام التذاكر ، فإنها توفر خيار الوصول إلى تفاصيلها في أي وقت. هذا يعني أنه يمكن لأعضاء الفريق عرض حالة التذكرة بسهولة ، بما في ذلك أي تحديثات أو تغييرات يتم إجراؤها عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين كتابة التعليقات مباشرة داخل التذكرة لتقديم معلومات إضافية أو للتواصل مع أعضاء الفريق الآخرين الذين يعملون على نفس المشكلة.
تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام نظام التذاكر في أنه يسمح لأعضاء الفريق بتحميل المرفقات مثل الصور أو الملفات المتعلقة بالمشكلة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عند محاولة تشخيص مشكلة أو معالجتها ، حيث يمكن أن تساعد الوسائل المرئية في توفير المزيد من السياق والتفاصيل. علاوة على ذلك ، بمجرد حل المشكلة ، يمكن لأعضاء الفريق الاستمرار في تحميل مرفقات إضافية للتذكرة لتوثيق العمل المنجز ، والذي يمكن أن يكون مفيدًا للرجوع إليه في المستقبل أو لتتبع التقدم بمرور الوقت.
فائدة أخرى للتعليق وتحميل المرفقات مباشرة داخل نظام التذاكر هو أنه يساعد على تبسيط التواصل بين أعضاء الفريق. من خلال الحصول على جميع المعلومات ذات الصلة بالتذكرة في مكان واحد ، يمكن لأعضاء الفريق الوصول بسهولة إلى المعلومات ومشاركتها مع بعضهم البعض. يمكن أن يساعد ذلك في منع سوء التواصل والتأكد من أن الجميع يعملون معًا لتحقيق نفس الهدف.
باختصار ، يسمح نظام التذاكر لأعضاء الفريق بالوصول بسهولة إلى تفاصيل التذكرة وإدارتها ، بما في ذلك القدرة على كتابة التعليقات وتحميل المرفقات مباشرة داخل النظام. هذا يعزز التواصل الفعال والتعاون بين أعضاء الفريق ، مما يساعد في تحسين كفاءة وفعالية المشروع.
تاريخ التذكرة:
سوف ينشأ تاريخ للتذكرة بجميع تفاصيل وتواريخ التحديثات الخاصة بالتذكرة.
إدارة التذاكر:
يعمل نظام التذاكر كمنصة مركزية لجمع جميع تذاكر المشروع في مكان واحد. هذا يجعل من السهل على أعضاء الفريق الوصول إلى التذاكر وإدارتها المتعلقة بمهامهم أو مسؤولياتهم المحددة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر النظام إحصائيات وتحليلات شاملة لعدد التذاكر وتفاصيلها ، والتي يمكن أن تساعد مديري المشاريع على تحديد أداء المشروع و أعضاء المشروع.
تعد إدارة التذاكر ميزة مهمة للنظام لأنها تتيح للمستخدمين العودة إلى أي تذكرة في أي وقت للرجوع إليها أو المتابعة. يوفر النظام خيارات تصفية متقدمة لمساعدة المستخدمين في البحث بسرعة عن تذاكر معينة بناءً على معايير مختلفة مثل الأولوية وتاريخ الاستحقاق والحالة و التذاكر المحذوفة والمزيد. هذا يوفر الوقت ويزيد الكفاءة من خلال القضاء على الحاجة إلى تصفية و جمع عدد كبير من التذاكر يدويًا.
وفي حالة احتياجات المستخدم ، يمكن تصدير جميع التذاكر إلى ملف Excel.